Bijna 6 jaar geleden nam Meeting Magazine contact met ons op. Of we wellicht samen een award voor locaties konden ontwikkelen. We hadden toen net de eerste editie van de Publieksprijzen van MeetingReview achter de rug. Erkenningen die MeetingReview met de deelnemende locaties had ontwikkeld op basis van de ontvangen reviews van professionals. Voortgekomen uit de roep om transparantie bij awards.

Maandag 16 maart 2020 zouden we de winnaars bekend maken van de 5e editie van de Nationale Meeting Award. Als gevolg van COVID-19 ging het geplande event niet door. We zijn nu in gesprek om een alternatief event op te zetten zodat we bekend kunnen maken wie er gewonnen hebben.

Met elkaar, deelnemende locaties, juryleden, expertgroep, partners en de initiatiefnemers hebben we een prachtig awardconcept ontwikkeld. Waar de publieksprijzen gaan over een gewogen gemiddelde van de gastervaringen over de afgelopen 4 jaar gaat het bij de NMA veel meer over een momentopname door experts.

Locatieselectie door boeker
Bij de Nationale Meeting Award volgen we in feite het proces van een locatieselectie door een boeker. Je oriënteert je online en je vraagt aan collega’s of ze goede locaties weten. Zo kom je tot een eerste selectie. Vervolgens wil je graag weten wat de locaties kunnen bieden, je vraagt offertes op. Tot slot wil je graag de locatie zien voordat je een definitief besluit neemt.

Het proces van de Nationale Meeting Award is vergelijkbaar. Dit jaar is er in de eerste ronde een top 10 vanuit de Publieksprijzen van MeetingReview plus een top 10 aangedragen door experts (PCO’s, meeting organisatoren & management assistenten) samengesteld. Zij vormen de basis voor de calls in ronde 2. De percentages uit ronde 1 en ronde 2 geven vervolgens de ranglijst voor ronde 3. Voor de calls in ronde 2 hebben we dit jaar gewerkt met een mystery call verzorgd door onze nieuwe partner Mystery Review. Bij de locatie gaat de telefoon over en wie neemt er vervolgens op? Wordt er naar je geluisterd? Wordt er meegedacht? Stellen ze de juiste vragen? Heb je snel de juiste persoon aan de lijn? Krijg je snel en volledig de gewenste offerte binnen? Allemaal zaken die zijn gemeten en vervolgens vastgelegd in een gedegen rapport.

Samenstelling vakjury
De top 10 is dit jaar in ronde 3 bezocht door de vakjury inclusief interview. Deze jury bestaat uit ervaren organisatoren uit onze branche. Zij vormen afzonderlijk van elkaar een mening over de locaties. Juist de mix van meningen maakt dat de winnende locatie overall de beste is. We houden daar bij de samenstelling van de jury rekening mee. Ieder jurylid heeft, ter voorbereiding aan het locatiebezoek, de website van de locatie bekeken en op onderdelen beoordeeld. Na het fysieke bezoek aan de locatie is een beoordeling gegeven over de antwoorden op de 4 vragen die zijn gesteld tijdens het interview. Vragen waar de locatie zich op heeft kunnen voorbereiden. Ook is de F&B beoordeeld op basis van de voorbereide proeverij en tot slot zijn nog een aantal algemene zaken geobserveerd en gescoord.  Alles wordt anoniem vastgelegd in het systeem van Mystery Review zodat er een mooi feedback document is die de locaties online na de bekendmaking van de winnaars kunnen inzien.

Score volledig transparant en inzichtelijk
Ieder onderdeel heeft een weging in de finale. De juryleden hebben elk 25% invloed (totaal dus 75%), de score uit ronde 1&2 telt ook voor 25% mee. Volledig transparant en inzichtelijk via de rapporten. De NMA heeft daarmee dit jaar een sprong voorwaarts gemaakt. Het was vanaf de start al transparant maar nu blinken we er ook echt in uit.

Alle locaties die we na afloop van het jurybezoek hebben gesproken waren unaniem enthousiast. Overall: locaties zijn blij met de feedback als spiegel om nog eens naar jezelf en je processen te kijken. Real-time feedback en dat alleen blijkt al voldoende reden om deel te nemen. Ook de afgevallen locaties uit ronde 2 ontvangen een rapport en zijn daar content mee: ze ontvangen gratis feedback. Het sluit aan bij het doel van de NMA: breng de branche op een hoger niveau. Daarom is deelname aan de NMA ook kosteloos: iedereen moet deel kunnen nemen.

www.nationalemeetingaward.nl